Hoe werkt certificering?

In een ISO norm worden eisen gesteld waaraan een organisatie dient te voldoen wanneer men een ISO certificaat wenst te behalen. Om aan de normeisen te voldoen dient de organisatie haar bestaande managementsysteem kritisch te beoordelen om, indien nodig, bestaande processen en procedures aan te passen. Wanneer men voldoende kennis en deskundigheid in huis heeft, zou men dit proces zelfstandig kunnen uitvoeren. Over het algemeen huurt men hiervoor externe expertise in bij gespecialiseerde ISO adviesbureaus.

Zodra de organisatie en/of de adviseur van mening is dat men voldoet aan de eisen van de norm, kan dit getoetst worden door een certificatie instelling. Een toetsing door een certificatie instelling gebeurt, ongeacht voor welke ISO kwaliteitsnorm men een certificaat wil behalen, op een eenzelfde manier. Dit is vastgelegd in de eisen waaraan een certificatie instelling moet voldoen.

Een certificatie instelling wordt geaccrediteerd en gecontroleerd door een accreditatie instelling. In Nederland door de Raad voor Accreditatie (www.rva.nl).

De volgende activiteiten/ fases komen kijken bij het verkrijgen van een ISO certificaat:

Implementatie

Een veelgehoorde misvatting binnen bedrijven, welke nog niet gecertificeerd zijn, is dat ISO certificering de organisatie volledig op zijn kop zal zetten. U onderneemt, dus uw onderneming werkt. De manier waarop u werkt is blijkbaar succesvol. Een ISO norm zal daarom moeten functioneren als hulpmiddel om uw organisatie te optimaliseren, de zwakke plekken te ontdekken en voortdurend te verbeteren. De norm moet geïmplementeerd worden in de organisatie. De norm is er voor u en niet andersom.

Sommige organisaties hebben voldoende kennis in huis om zelf een ISO managementsysteem te implementeren. Heeft u dit niet, dan is het een meer efficiënte manier om de deskundigheid en assistentie van een adviesbureau in te huren. Wilt u meer weten over de inhoud van een ISO norm? U kunt deze bestellen bij het NEN.

Tip: Vraag meerdere offertes aan en vraag om referenties bij de adviesbureaus van uw keuze. De specialisatie, aanpak en tarieven kunnen verschillend zijn. U kunt via onze website een offerte/aanvraag indienen bij een adviesbureau naar keuze.

Wanneer een adviseur komt, blijf dan persoonlijk bij het proces betrokken, zodat u uw eigen kennis verrijkt. Laat bijvoorbeeld het beschrijven van de procedures en processen niet helemaal onder de verantwoording van uw adviseur, maar probeer hierin actief mee te werken. U leert dan hoe u wijzigingen in de procedures in de toekomst zelf kunt doorvoeren.

Certificering

Is uw managementsysteem is geïmplementeerd en gedocumenteerd en u heeft er het volste vertrouwen in dat u de toets zult doorstaan? Dan is het tijd om uw werk te laten bekronen met een ISO certificaat.

Tip: Binnen Nederland zijn er meerdere certificatie instellingen werkzaam. Vraag meerdere offertes aan en vraag om referenties bij de certificatie instellingen van uw keuze. U kunt via onze website een offerte/aanvraag indienen bij een certificatie instelling naar keuze.

Elke certificeerder is in de meeste gevallen aangesloten bij de Raad voor Accreditatie (RvA). De RvA ziet erop toe dat een certificatie instelling werkt volgens de normen en richtlijnen van certificering. Inderdaad, ook een certificeerder is “gecertificeerd”. Echter noemen we dit accreditatie.

Een certificeringstraject bestaat uit meerdere fases. Hieronder geven wij deze fases weer:

  • Fase 1

    Audit

    Tijdens de Fase 1 audit wordt onder andere beoordeeld of de documentatie van uw managementsysteem in overeenstemming is met de eisen van de norm. Tijdens deze audit wordt ook beoordeeld of de organisatie gereed is voor de Fase 2 audit. U ontvangt een samenvatting van de bevindingen en voorgestelde aanpassingen. Meestal ontvangt u na het onderzoek een statusrapport met een gedetailleerd verslag van de bevindingen. Bij sommige certificeerders is een schriftelijke rapport optioneel (dit bevelen wij wel aan).

  • Fase 2

    Audit

    Het managementsysteem is geïmplementeerd en klaar om getoetst te worden tegen de norm. Dit wordt uitgevoerd door middel van een zogeheten ‘Fase 2 audit’. De Fase 1 en Fase 2 audit worden samen ook wel de initiële audit genoemd. De Fase 1 audit moet uitwijzen of uw managementsysteem gereed is voor de Fase 2 audit. Het aantal Fase 1 en 2 audits is afhankelijk van de activiteiten van de organisatie, het aantal medewerkers en het aantal vestigingen. Een auditor bezoekt in opdracht van de certificeerder uw bedrijf om vast te stellen of het managementsysteem doeltreffend is en op de juiste wijze wordt toegepast in de praktijk. Als afsluiting van de initiële audit volgt een rapport met daarin het resultaat, conclusie en aanbeveling met betrekking tot de certificatie.

  • Besluit

    Certificeringbesluit

    Op basis van de resultaten van het onderzoek van de Fase 2 audit, wordt een besluit genomen betreffende certificering van uw managementsysteem. U ontvangt hiervan schriftelijk bericht van de certificeerder. Het certificaat!

  • Handhaving

    Handhaving van het ISO certificaat

    Na certificering vinden jaarlijks één of meerdere controle-audits plaats. Dit ter verifiëring of het bedrijf aan de vereisten blijft voldoen. Als er afwijkingen geconstateerd worden, zullen deze binnen een afgesproken periode aantoonbaar opgelost moeten worden. Vastgelegde procedures mogen gewijzigd worden als men denkt dat de wijziging een verbetering is.

    De geldigheidsperiode van een ISO certificaat is drie jaar. Na drie jaar zal er een uitgebreider onderzoek uitgevoerd worden door de certificatie instelling, waarna het certificaat wederom voor een periode van drie jaar toegekend kan worden.

Laat u goed informeren!

Bij uw keuze van een certificeerder is het raadzaam u goed te laten informeren over hun werkwijze met betrekking tot certificering, maar zeer zeker ook met betrekking tot de periodieke audits, het omgaan met afwijkingen en de werkwijze bij hercertificering. Beoordeel ook de kosten voor herbeoordeling van uw documenten en/of  nieuwe audits al of niet op meerdere locaties etc.

Vraag bij referenties van de certificeerder om hun ervaringen! U investeert  tijd en geld in een certificering en samenwerking voor minimaal drie achtereenvolgende jaren.