Hoe werkt ISO certificering?

In een ISO norm worden eisen gesteld waaraan uw bedrijf moet voldoen wanneer u een ISO certificaat wenst te behalen. Om aan de normeisen te voldoen moet uw bedrijf uw bestaande managementsysteem kritisch beoordelen om, indien nodig, bestaande processen en procedures aan te passen. Wanneer u voldoende kennis en deskundigheid in huis heeft, kan u/ uw team dit proces zelfstandig uitvoeren. Over het algemeen huren bedrijven externe expertise via adviseurs van gespecialiseerde ISO adviesbureaus.

Zodra uw team/of de adviseur van mening is dat uw bedrijf voldoet aan de eisen van de norm, is de volgende stap om dit te laten toetsen door een certificatie instelling. Een toetsing door een certificatie instelling gebeurt, ongeacht voor welke ISO kwaliteitsnorm u een certificaat wilt behalen, op een eenzelfde manier. Dit is vastgelegd in de eisen waaraan een certificatie instelling moet voldoen*.

*Een certificatie instelling wordt geaccrediteerd en gecontroleerd door een accreditatie instelling. In Nederland door de Raad voor Accreditatie (www.rva.nl).

De volgende activiteiten/ fases komen kijken bij het verkrijgen van een ISO certificaat:

Activiteiten/ fases bij het behalen van een ISO certificaat


Implementatie ISO normeisen

Een veelgehoorde misvatting binnen bedrijven, vaak bij welke nog niet gecertificeerd zijn, is dat ISO certificering de organisatie volledig op zijn kop zal zetten. U onderneemt, dus uw onderneming werkt. De manier waarop u werkt is blijkbaar succesvol. Een ISO norm zal daarom moeten functioneren als hulpmiddel om uw organisatie verder te optimaliseren, de zwakke plekken te ontdekken en voortdurend te verbeteren. De ISO norm moet geïmplementeerd worden in de organisatie. De norm is er voor u en niet andersom.

Hulp van adviseurs

Sommige bedrijven hebben voldoende kennis in huis om zelf een ISO managementsysteem te implementeren. Heeft u dit niet, dan is het efficiënter om de deskundigheid van een ISO adviesbureau in te zetten. Vraag hier direct een offerte aan* bij een of meerdere adviesbureaus.

Wanneer een adviseur komt, blijf dan persoonlijk bij het proces betrokken, zodat u uw eigen kennis verrijkt. Laat bijvoorbeeld het beschrijven van de procedures en processen niet helemaal onder de verantwoording van uw adviseur, maar probeer hierin actief mee te werken. U leert dan hoe u wijzigingen in de procedures in de toekomst zelf kunt doorvoeren.

Tip: vraag om referenties bij de adviesbureaus van uw keuze. De specialisatie, aanpak en tarieven zijn verschillend. U kunt via deze pagina op onze website in één formulier een offerteaanvraag indienen bij meerdere adviesbureaus van uw voorkeur.

Certificering

Is uw managementsysteem geïmplementeerd en gedocumenteerd en heeft u het volste vertrouwen in dat u de toets door een certificatie instelling zult doorstaan? Dan is het tijd om uw werk te laten bekronen met een ISO certificaat.

Een certificeringstraject bestaat uit meerdere fases. Hieronder geven wij deze fases weer:

Certificatie instelling kiezen

Binnen Nederland zijn er meerdere certificatie instellingen werkzaam. Vraag offertes aan en vraag om referenties bij de certificatie instellingen van uw keuze. U kunt via deze pagina op onze website in één formulier een offerteaanvraag indienen bij meerdere certificatie instellingen van uw voorkeur.

  • Fase 1

    Audit

    Tijdens de Fase 1 audit wordt onder andere beoordeeld of de documentatie van uw managementsysteem in overeenstemming is met de eisen van de norm. Tijdens deze audit wordt ook beoordeeld of de organisatie gereed is voor de Fase 2 audit. U ontvangt een samenvatting van de bevindingen en voorgestelde aanpassingen. Meestal ontvangt u na het onderzoek een statusrapport met een gedetailleerd verslag van de bevindingen. Bij sommige certificeerders is een schriftelijke rapport optioneel (dit bevelen wij wel aan).

  • Fase 2

    Audit

    Het managementsysteem is geïmplementeerd en klaar om getoetst te worden tegen de norm. Dit wordt uitgevoerd door middel van een zogeheten ‘Fase 2 audit’. De Fase 1 en Fase 2 audit worden samen ook wel de initiële audit genoemd. De Fase 1 audit moet uitwijzen of uw managementsysteem gereed is voor de Fase 2 audit. Het aantal Fase 1 en 2 audits is afhankelijk van de activiteiten van de organisatie, het aantal medewerkers en het aantal vestigingen. Een auditor bezoekt in opdracht van de certificeerder uw bedrijf om vast te stellen of het managementsysteem doeltreffend is en op de juiste wijze wordt toegepast in de praktijk. Als afsluiting van de initiële audit volgt een rapport met daarin het resultaat, conclusie en aanbeveling met betrekking tot de certificatie.

  • Besluit

    Certificeringbesluit

    Op basis van de resultaten van het onderzoek van de Fase 2 audit, wordt een besluit genomen betreffende certificering van uw managementsysteem. U ontvangt hiervan schriftelijk bericht van de certificeerder. Het certificaat!

  • Handhaving

    Handhaving van het ISO certificaat

    Na certificering vinden jaarlijks één of meerdere controle-audits plaats. Dit ter verifiëring of het bedrijf aan de vereisten blijft voldoen. Als er afwijkingen geconstateerd worden, zullen deze binnen een afgesproken periode aantoonbaar opgelost moeten worden. Vastgelegde procedures mogen gewijzigd worden als men denkt dat de wijziging een verbetering is.

    De geldigheidsperiode van een ISO certificaat is drie jaar. Na drie jaar zal er een uitgebreider onderzoek uitgevoerd worden door de certificatie instelling, waarna het certificaat wederom voor een periode van drie jaar toegekend kan worden.

Laat u goed informeren!

Bij uw keuze van een certificeerder is het raadzaam u goed te laten informeren over hun werkwijze met betrekking tot certificering, maar zeer zeker ook met betrekking tot de periodieke audits, het omgaan met afwijkingen en de werkwijze bij hercertificering. Beoordeel ook de kosten voor herbeoordeling van uw documenten en/of  nieuwe audits al of niet op meerdere locaties etc.

Vraag bij referenties van de certificeerder om hun ervaringen. U investeert  tijd en geld in een certificering en samenwerking voor minimaal drie achtereenvolgende jaren.